David werkt sinds acht maanden bij Donker Groen. Hij heeft van jongs af aan op een boomkwekerij gewerkt waar hij veel van het vak leerde en door groeide tot assistent-bedrijfsleider. Nu werkt hij als werkvoorbereider bij boomverzorging van de Amsterdamse vestiging van Donkergroen.

Waar bestaat je werk als werkvoorbereider uit?

David vertelt over zijn werk. “Bij Donker Groen werken wij voor het boomcontract van de gemeente Amsterdam, specifiek voor de stadsdelen Zuidoost, Weesp en het Amsterdamse Bos. Mijn hoofdtaak is het boomvervangingsprogramma. Dit omvat alles rondom boomveiligheid, zoals het vervangen van zieke of gevaarlijke bomen. Wij kappen de bomen, verbeteren groeiplaatsen, planten nieuwe bomen en monitoren de gezondheid van de bomen. Het hele proces van kappen tot het planten en onderhouden van de nieuwe boom duurt ongeveer vier jaar, waarna we een gezonde boom aan de gemeente overdragen. Mijn werk omvat het regelen van vergunningen, het maken van planningen, de inkoop van benodigde materialen, het bewaken van de uitvoering en de rapportage en facturatie. Daarnaast houd ik me bezig met administratie zodat de boomverzorgers buiten dat niet hoeven te doen. Een daarbij gebruik ik ook de app van Werktools.”

Aan hoeveel projecten werk je momenteel?

“Dat verschilt, maar momenteel werk ik aan een groot groeiplaatsproject waarbij we op 200 locaties in Amsterdam boomstronken verwijderen en nieuwe groeiplaatsen maken. Dit soort projecten kunnen lang duren, soms doen we slechts twee locaties per dag. Tegelijkertijd ben ik bezig met de voorbereiding van andere projecten die hierna van start gaan.

Deze week zijn we bijvoorbeeld begonnen met speciale verkeersplannen voor drukke wegen en fietspaden in Amsterdam. Ook zijn er nieuwe projecten in voorbereiding die vanaf week 23 beginnen.”

Hoe helpt de Werktools app jou?

“De app biedt veel inzicht in wat er buiten gebeurt. De app helpt mij bij het bijhouden van de voortgang, behandeling van bijzonderheden en de facturatie; in de app kan ik bijvoorbeeld het aantal vierkante meter bestrating zien dat er wordt verwijderd. Dit vereenvoudigt de facturatie en bespaart veel tijd. De boomverzorgers die buiten werken kunnen makkelijker alle informatie en foto’s vastleggen. Dit geeft mij snel een overzicht van de werkzaamheden en maakt rapportages efficiënter.”

Hoe reageren de boomverzorgers op de app?

“In het begin was het wennen voor hen. Maar uiteindelijk vonden ze het prettig en gemakkelijk te gebruiken. Bij elke boom maken ze nu een nieuwe notitie, leggen de gegevens vast en delen die met mij. Ik maak van te voren de projecten aan en wijs de rollen toe aan de mensen. Soms werken ze met z’n tweeën aan één project, dan geef ik beiden een rol in het project zodat ze elkaar kunnen aanvullen. Dit is vooral handig bij bijvoorbeeld de groeiplaats, omdat ze dan allebei foto’s kunnen toevoegen zonder dat ik alles hoef samen te voegen.

Een van de boomverzorgers maakt de hele dag opnames en controleert aan het eind van de dag wat hij heeft gedaan. Hij deelt deze opnames in één keer na een laatste check. Vervolgens doe ik nog een controle. Soms zijn er wel 180 locaties waar hij opnames van maakt. We lopen dan samen een halve dag door om bijzonderheden te bespreken, soms ook met onze opdrachtgever, de gemeente.”

Bewijsvorming is key

“Nieuwe wetgeving zoals de Wet Natuurbescherming brengt nieuwe uitdagingen met zich mee. Dit is vooral belangrijk bij werken voor de gemeente, die strenge eisen stelt aan de vastlegging van werkzaamheden. Een goed voorbeeld hiervan is de markering van parkeerplaatsen, waar we door middel van foto’s misverstanden konden voorkomen. Als iets niet vastgelegd is, wordt het niet betaald.

Hoe lever je dit bewijs aan de gemeente?

“We gebruiken de app om rapportages in pdf en excel te maken. Dit gebruiken we als onderbouwing van ons werk, de resultaten en bij de facturatie. De app maakt het makkelijk om data gestructureerd te beheren en biedt veel mogelijkheden om klanten van de juiste informatie te voorzien”. “De toezichthouder van Amsterdam kan ook in ons systeem kijken en zien wat wij doen. En hij registreert de controle in de Werktools app van de Gemeente.

Wat vind je van de Werktools app?

De app maakt het mogelijk om gegevens gestructureerd vat te leggen en maakt ons werk efficiënter. Het vastleggen van bewijsvoering is cruciaal. Als iets niet is vastgelegd, krijgen we het niet betaald. Daarom is het belangrijk dat alles goed wordt gedocumenteerd en dat is mogelijk in Werktools.” “De app heeft de laatste tijd mooie verbeteringen gekregen. Ik zou het nu een 8 geven”

Zijn er ontwikkelingen waar jullie op wachten?

“Momenteel niet veel, maar in het begin hadden wij wel allerlei wensen. Wat wij nu wel handig zouden vinden, is een mogelijkheid om meerdere notities in één keer te kunnen openen en wijzigen. Nu moeten we dat een voor een doen, wat tijdrovend kan zijn. Maar over het algemeen ben ik redelijk tevreden met de huidige functionaliteiten van de app.”