Amsterdam is rijk aan bomen: er staan duizenden exemplaren, waarvan 300.000 laan- en straatbomen die de gemeente beheert. Ze worden zeer gewaardeerd in het straatbeeld, maar het beheer is wel een hele klus. Verschillende gemeentelijke afdelingen zijn erbij betrokken, bovendien wordt veel samengewerkt met groenaannemers. Heldere en soepele communicatie komt daarbij goed van pas en Werktools speelt daar een rol in.

Het bomenteam

Jan Schuilenburg en Lars de Bruine zijn onderdeel van het bomenteam van het ingenieursbureau van de gemeente Amsterdam; zij zijn als directievoerder en toezichthouder leidend bij het kappen en (her)planten van duizenden bomen. Dat kan nodig zijn door ziekte of om of onveilige situaties te voorkomen, maar ook voor het herinrichten van projecten.

Jan zorgt voor de afspraken met alle betrokken partijen en het proces. Lars bewaakt o.a. de kwaliteit van het werk van de aannemer.

Aanleiding en gebruik van de app

Het ingenieursbureau van de gemeente Amsterdam heeft de Werktools app voor toezicht ingevoerd om het toezicht en de communicatie daarover uniform, transparant en efficiënter te maken. Lars ziet duidelijk meerwaarde ten opzichte van de oude situatie. ‘Vroeger werd de informatie over de projecten en bijbehorende deelopdrachten op allerlei manieren vastgelegd en gecommuniceerd : dagboeken, Word- of Excel-documenten, mails of via WhatsApp. Dit zorgde voor veel verwarring en bezorgde ons veel werk. Ook kon een project niet zo snel door een collega worden overgenomen als iemand op vakantie ging of uitviel.’

Lars is als toezichthouder een intensieve gebruiker van de Werktools app voor toezicht en legt uit hoe hij deze gebruikt. Hij registreert wat de aannemer heeft gedaan, of er iets fout is gegaan en of de fout is hersteld. Hij controleert ook de weekstaten van de aannemer op basis van zijn eigen registraties van de inzet van materieel en personeel.’

Jan Schuilenburg is als directievoerder rond boombeheer niet een ‘echte’, actieve gebruiker van de app, maar kijkt er wel regelmatig in. ‘De app geeft een duidelijk overzicht van de werkzaamheden die verricht zijn rondom een bepaald project. Daardoor ben ik direct op de hoogte als er iets niet goed gaat tijdens een project en kan ik snel ingrijpen. Dat is voor mij als directievoerder een effectieve en efficiënte werkwijze.’

Voordelen van de app

Lars benadrukt de voordelen van de app. ‘Het registreren van allerlei gegevens in de buitenomgeving vind ik heel handig, omdat ik ook foto’s en notities erbij kan plaatsen.’ Jan vult aan: De Werktools-app slaat alle projecten op binnen één omgeving waar alle betrokkenen toegang tot hebben. Daardoor kunnen directievoerders en toezichthouders elkaars werk snel en makkelijk inzien.’

Lars en Jan zijn duidelijk tevreden over de app, maar toch hebben ze nog wel een wens over. ‘Enkele van onze aannemers gebruiken ook de app; zij sturen ons allerlei documenten met gegevens over de bomen of over de uitvoering. Bijvoorbeeld het aantal kuub zand dat zij hebben gebruikt of het aantal betonbanden. Het zou mooi zijn als wij deze gegevens in een handiger formaat kunnen krijgen om ze ook in onze systemen te kunnen gebruiken.’

Nog beter laten aansluiten

Wij als organisatie achter Werktools zien dit als een nuttig signaal ‘uit het veld’ waarmee we de tool nog beter kunnen laten aansluiten bij de werkpraktijk. We gaan dan ook met deze wens aan de slag. Er zijn verschillende manieren om de gegevens uit de app te ex-/importeren of te koppelen met andere systemen; het beste is om de behoeften te specificeren in gesprekken met de gemeente en de verschillende aannemers.

 

Neem contact met ons op voor meer informatie.