Hoe Utrecht informatie rond de overdracht van ruimtelijke projecten organiseert

Uniform en helder

 

De openbare ruimte is nooit af. Vroeg of laat is een straat met alle assets die erbij horen aan vervanging toe. Bovendien komt er nieuwe openbare ruimte bij. Een niet aflatende stroom aan projecten is het gevolg. Voor veel van die projecten staat de gemeente aan de lat. Hoe beheers je dit alles en zorg je voor een efficiënte afwikkeling? Het verhaal van Utrecht.

 

Gallyon Ide ziet als Coördinator Overdrachten allerlei projecten in de openbare ruimte langskomen. ‘Ieder project in de openbare ruimte dat door de gemeente wordt uitgevoerd, wordt na voltooiing overgedragen aan onze afdeling Beheer Openbare Ruimte (BOR). Dat gebeurt door aanmelding van het project bij Loket Overdrachten via mail. Op basis van deze aanmeldingen beoordeel ik  hoe en aan wie binnen onze afdeling het werk overgedragen moet worden.’

 

Grote diversiteit

Vanuit haar positie heeft Gallyon een goed beeld van de aard en complexiteit van de workflow. ‘Er zijn altijd meerdere partijen bij betrokken, zowel binnen als buiten de gemeente. En de projecten kunnen onderling sterk verschillen in aard en omvang. Daardoor is er ook een grote diversiteit in het samenstellen en presenteren van de informatie. Denk alleen maar aan de eenheidsmaten: de een rekent in stuks, de ander in vierkante meters, en nog weer een ander in kilo’s. Dat is onhandig en kan voor miscommunicatie zorgen. En ook de manier van aanleveren kan verschillen: in Word, in Excel, foto’s erin geplakt of als losse bestanden, noem maar op.’

 

Omdat het niet om een eenmalig verschijnsel gaat maar om een continue projectenstroom, is het handig om het bijbehorende proces te stroomlijnen. ‘Eigenlijk is bij iedereen binnen de gemeente die met de projecten te maken heeft het gevoel: hier is efficiencywinst te halen. En daarmee ook de wil om met elkaar in gesprek te gaan’, legt Gallyon uit. ‘Bij die gesprekken kom je vanzelf andere zaken tegen die in de organisatie spelen. Zaken die ook gebaat zijn bij een heldere structuur. En dat is waar Werktools ons helpt.’

 

Werktools

Werktools is een app die speciaal gemaakt is om de informatiestroom bij ruimtelijke projecten soepel te laten verlopen. ‘Bij verschillende organisatieonderdelen werd het al gebruikt, dus we waren er binnen de gemeente mee bekend’, vertelt Gallyon. ‘Alleen de mogelijkheden werden nog niet ten volle benut.’ Maar nu de projectoverdrachten standaard in Werktools worden ingevoerd en bijgehouden, komen de vele mogelijkheden goed tot hun recht, voorziet Gallyon. ‘Werken met de app zorgt vanzelf voor uniformiteit in de presentatie, dat is voor ons een groot voordeel. Maar ook voor degene op de projectlocatie die de gegevens invoert, gaat alles een stuk eenvoudiger. Je kunt bijvoorbeeld moeiteloos foto’s aan het dossier toevoegen of een mondelinge toelichting inspreken die vervolgens vanzelf wordt uitgetypt. Typen op de projectlocatie is daardoor niet meer nodig.’

 

Geen maatwerk nodig

Er waren vrijwel geen speciale aanpassingen nodig om de app naar de wensen van de gemeente Utrecht te laten werken. Gallyon: ‘We hebben een paar terugkoppelsessies met de mensen van Werktools gehad, wat tot een paar kleine aanpassingen heeft geleid. En eens per half jaar komen we bij elkaar om de laatste ervaringen en inzichten uit te wisselen. Dat is handig voor ons en levert voor de makers nuttige feedback op. Bovendien: onze organisatie staat ook niet stil. We blijven zoeken naar mogelijkheden om ons werk beter te doen en de uniforme structuur die Werktools daarbij biedt, blijft een terugkerend ingrediënt. Als alle projectleiders vanaf de start van een project met de tool zouden werken, zou je nog efficiënter informatie kunnen uitwisselen. En helemaal mooi zou het zijn als het volledig werd geïntegreerd in het gemeentebrede databeheer. Maar daarvoor hebben we nog stappen te zetten.’

 

De tool als katalysator

Werktools heeft uitkomst geboden bij het overdragen van projecten binnen de gemeente Utrecht, maar Gallyon benadrukt dat de tool geen op zichzelf staand wondermiddel is. ‘Als je processen in je organisatie beter wilt krijgen, zul je het breed en diep moeten insteken. Pas bij het concreet maken van de inzichten komt eventueel een tool in beeld. Wat het extra interessant maakt: de tool kan vervolgens ook als een katalysator in de organisatie gaan werken: als er eenmaal een bruikbare basisstructuur is gevonden, kunnen andere processen daar makkelijk op aanhaken.’

 

Meer weten over de projectenoverdracht bij de gemeente Utrecht, kijk dan op de website:  https://www.utrecht.nl/ondernemen/vergunningen-en-regels/beheer-inrichting-gebruik-bing/projectoverdracht/.

Of neem contact op via overdrachten@utrecht.nl.