Efficiënte communicatie en documentatie zijn van cruciaal belang in de grond,- weg en waterbouw (GWW). Daarom werken Alfamail en Werktools ook samen. Voor zowel individuele persona’s als de sector als geheel bieden wij oplossingen die leiden tot betere kwaliteit, kostenbeheer, compliance en samenwerking. Het samenspel van de WERKTOOLS app  – voor de registratie en rapportage van werkzaamheden- en Alfamail – voor de communicatie via de VISI-standaard – voegt nog meer waarde toe door de communicatie tussen alle betrokkenen in een project te vergemakkelijken en de efficiëntie te verbeteren. Samen dragen ze bij aan het succes van de GWW in Nederland.

Het creëren van efficiënte bouwcommunicatie

Zowel aannemers  – hieronder vertegenwoordigd in de persona van de Aannemer – als gemeentelijke opdrachtgevers  – in deze tekst vertegenwoordigd in de persona van de Directievoerder / toezichthouder – hebben specifieke behoeften en doelen die moeten worden aangepakt om succesvolle projecten te realiseren. Laten we eens kijken hoe deze samenwerking waarde toevoegt voor beide persona’s.

visi, bouwkundige opname, vooropname, project administratie, administatie projecten, proces verbaal van oplevering, pvo, proces verbaal van oplevering,

De Aannemer: Efficiëntie en kwaliteit

Grip op kosten

In de bouw ligt de gemiddelde marge de laatste jaren tussen de 2 en 4%. Dit geeft al aan dat kostenbewaking erg belangrijk is. Werktools stelt de aannemer in staat om grip op de kosten te houden. Dit helpt hem zijn werkzaamheden in de gaten te houden en al het gedane werk te factureren. Alfamail helpt om onder meer de financiële afspraken goed te communiceren en op te volgen. Dat zorgt voor een soepele afhandeling van afwijkingen en termijnen.

 

Ondersteuning bij projectuitvoering

Werktools biedt een tool om projecten efficiënt te registreren en te rapporteren. Alfamail focust op de communicatie rondom de uitvoering, zodat directie en toezicht van de klant altijd en overal op de hoogte zijn.

 

Heldere en efficiënte communicatie

Afspraken met opdrachtgevers leg je op het werk meteen vast, waardoor iedereen in het project real time weet wat er afgesproken is. Tussen kantoor en werkvloer en tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Misverstanden horen hierdoor tot het verleden. De formele communicatie is door het gebruik van Alfamail in samenwerking met Werktools direct goed geregeld.

Deze voordelen van Alfamail en Werktools helpen Johan om zich te onderscheiden in de competitieve bouwsector en tegelijkertijd te voldoen aan zijn streven naar kwaliteit en klanttevredenheid. Het mooie is dat de aannemer hiermee ook direct voldoet aan de verplichting van VISI, zoals in veel RAW-bestekken is opgenomen.

 

Projecten, nul meting, nulmeting, toezicht op project, oplevering, overdracht, beheer, schouw, melden afwijking, melding schade, aannemer, beheerder voor schouwpunten, beheerder meldingen, controle, aannemer, inventariseren werk, uitvoeren werk, afmelden werk, opleveren werk, uav, afwijkingen, raw, uav/raw, openbare ruimte app, schouwen, nulmeting, rapport, restpunten, overdrachten, nulmetingen, opleveringen, overdrachten,

Dee Directievoerder & Toezichthouder: Kwaliteit en compliance

Voor de directievoerder of toezichthouder in hun rol als gemeentelijke opdrachtgever, zijn kwaliteit, budgetbeheer en compliance met wet- en regelgeving van groot belang. De samenwerking tussen Alfamail en Werktools biedt hen de volgende voordelen:

Budgetbeheer en efficiëntie

De Werktools-app stelt de directievoerder of toezichthouder en hun team in staat om efficiënt dagboeken, verslagen en weekrapporten met foto’s en data vast te leggen en met elkaar te delen. Hierdoor kunnen ze kosten effectiever beheren en rapporten eenvoudiger genereren. Alfamail zorgt voor de nodige transparantie in de communicatie, zodat afspraken over o.a. kosten beter traceerbaar en terug vindbaar zijn.

Compliance met regelgeving

De Werktools-app helpt de toezichthouder om te voldoen aan lokale wet- en regelgeving door het vastleggen van informatie en documentatie over het werk en de prestaties van de aannemer. De koppeling met Alfamail zorgt ervoor dat het project volgens de Open Standaard VISI werkt en daarmee voldoet aan de verplichting van de “pas-toe of leg-uit” lijst van Forum Standaardisatie voor de Overheid.

Efficiënte samenwerking

De Werktools-app maakt foto’s en data beschikbaar binnen het team, waardoor iedereen toegang heeft tot dezelfde informatie in realtime. Dit vergemakkelijkt de samenwerking met collega’s. Door te werken met Alfamail, leg je alle afspraken en informatie tussen opdrachtgever en aannemer vast, waardoor je tijdens en na het project precies weet wie, wat en wanneer heeft verzonden en ontvangen. Zo hebt je een een antwoord op bijvoorbeeld vragen op grond van de Wet Openbare Overheid (WOO), voorheen Wet Openbaarheid van Bestuur  (WOB).

De voordelen van de Werktools-app en de koppeling met Alfamail helpt de directievoerder en toezichthouder om projectdeadlines te halen, binnen het budget te blijven en te voldoen aan wet- en regelgeving.

VISI en Werktools: Het samenspel van formele communicatie

Naast de voordelen voor individuele persona’s biedt de samenwerking tussen Alfamail en Werktools ook oplossingen voor de gehele GWW. VISI, een gedegen standaard voor formele communicatie, en de Werktools-app, die foto’s vastleggen en rapporten vereenvoudigt, dragen bij aan:

  • Relevante en duurzaam bruikbare informatie: Efficiënte communicatie en documentatie leiden tot informatie die waardevol is voor alle betrokken partijen.
  • Transparantie: Duidelijke communicatie en documentatie resulteren in transparante processen en besluitvorming.
  • Reductie van faalkosten: Efficiënte communicatie helpt bij het voorkomen van fouten en vertragingen, wat leidt tot kostenbesparingen.
  • Meerwaarde en geld: Het samenspel van VISI en de Werktools-app leidt tot meerwaarde voor alle stakeholders en efficiëntere besteding van middelen.

In de gemeente Amsterdam is VISI al verplicht gesteld in de fysieke sector voor projecten. De grens hiervooor ligt boven € 50.000 en of met een doorlooptijd van langer dan 3 maanden. Dit toont de acceptatie en waarde van efficiënte formele communicatie in de praktijk.