Zo leg je meerwerk als aannemer aantoonbaar vast
Het werk wijkt af van het bestek. Er moet meer gebeuren dan afgesproken, of iets anders. Je signaleert het op locatie, maakt een paar foto’s en zegt het tegen de opdrachtgever. Vaak gaat dat mondeling of via een appje. Tot de rekening komt. Dan blijkt de afspraak niet of slecht vastgelegd, of de foto mist datum en locatie. En sta je achteraf te bewijzen wat allang duidelijk had moeten zijn.
Hieronder lees je hoe je meerwerk als aannemer aantoonbaar vastlegt en zonder discussie factureert.
Hoe leg je meerwerk als aannemer aantoonbaar vast?
Je legt het meerwerk vast op het moment dat het ontstaat, op locatie. Je maakt een foto, voegt een toelichting toe en koppelt het aan de juiste plek. Datum, tijd, locatie en weer komen er automatisch bij te staan. Werktools is een app voor de uitvoering, het toezicht en het beheer van infrabouw in de openbare ruimte. Zo heb je een vastlegging die niet ter discussie staat.
Wat is meerwerk precies?
Meerwerk is werk buiten de oorspronkelijke opdracht. Denk aan een onverwachte kabel in de grond, extra grondwerk of een wijziging op verzoek van de opdrachtgever. Het staat los van het afgesproken bestek en de afgesproken prijs. Bij werk volgens UAV en RAW meld je meerwerk en leg je de afspraak erover vast. Doe je dat niet, dan is de kans groot dat je het werk niet vergoed krijgt.
Waarom leidt meerwerk zo vaak tot discussie?
Meerwerk ontstaat onderweg, midden in het werk. Je legt het snel vast, of helemaal niet. De afspraak is mondeling, de foto staat los op een telefoon zonder datum of plek. Weken later komt de factuur en weet niemand meer precies wat er is afgesproken. Juist bij de krappe marges in de infra hakt een afgewezen post er hard in. Zonder bewijs sta je zwak in het gesprek.
Wat moet je vastleggen bij meerwerk?
Leg vast wat het meerwerk is en waarom het nodig was. Voeg een foto toe van de situatie op locatie. Noteer de afspraak met de opdrachtgever: wie, wat en wanneer. Koppel het aan de plek waar het speelt. Datum, tijd, locatie en weer komen automatisch mee. Zo heb je niet alleen een foto, maar een compleet beeld van de situatie en de afspraak.
Hoe leg je meerwerk vast op het moment zelf?
Op locatie open je de app en maak je een notitie. Je voegt een foto toe en spreekt je toelichting in. Je koppelt het meerwerk aan de plek waar het speelt. Datum, tijd, locatie en weer komen er automatisch mee. Zo ontstaat het bewijs op het moment dat het werk gebeurt. Niet achteraf uit je hoofd, maar vastgelegd terwijl je doorwerkt.
Hoe meld je meerwerk en onderbouw je je factuur?
Een losse notitie verstuur je direct als PDF vanuit het veld. De opdrachtgever ziet meteen wat er speelt en reageert erop. Die reactie staat vast in de communicatiehistorie: wie stuurde wat, wanneer, en wat was het antwoord. Op kantoor bundel je de registraties in de webapp tot een rapport en koppel je het meerwerk aan de juiste besteksposten. Zo factureer je op basis van een sluitend dossier.
Aan de slag
Begin bij het eerstvolgende meerwerk: leg het meteen op locatie vast in plaats van via een appje. Verstuur de notitie direct naar de opdrachtgever. Zo merk je zelf hoeveel sterker je staat bij de factuur. Vraag een demo aan en ontdek hoe je meerwerk vastlegt terwijl je doorwerkt.
Veelgestelde vragen
Kan ik meerwerk vasteleggen zonder bereik op locatie?
Ja. Je legt je registraties offline vast. Zodra je weer verbinding hebt, synchroniseert alles automatisch.
Kan ik meerwerk koppelen aan een bestekpost?
Ja. In de webapp koppel je de registratie aan de juiste bestekspost voor je facturatie.