Soepele communicatie bij het beheer van bomen in Amsterdam
Amsterdam telt 300.000 laan- en straatbomen die de gemeente beheert. Een flinke klus, waar verschillende afdelingen en groenaannemers bij betrokken zijn. Heldere afstemming is dan geen luxe. Het ingenieursbureau van de gemeente gebruikt daarvoor Werktools.
Het werk
Jan Schuilenburg en Lars de Bruine werken in het bomenteam van het ingenieursbureau. Als directievoerder en toezichthouder zijn zij leidend bij het kappen en (her)planten van bomen. Soms door ziekte, soms om onveilige situaties te voorkomen, soms vanwege een herinrichting.
Jan maakt de afspraken met betrokken partijen en bewaakt het proces. Lars houdt onder andere toezicht op de kwaliteit van het werk van de aannemer.
Waarom een app
Het ingenieursbureau wilde toezicht en communicatie uniform en transparant maken. Lars ziet het verschil met vroeger. “Informatie zat overal: in dagboeken, Word, Excel, mails, WhatsApp. Dat gaf verwarring en extra werk. En als iemand op vakantie ging, kon een collega het werk niet zomaar overnemen.”
Hoe Lars de app gebruikt
Lars werkt dagelijks met de app. Hij legt vast wat de aannemer heeft gedaan en of er iets is misgegaan. Ook controleert hij de weekstaten van de aannemer. Dat doet hij op basis van zijn eigen registraties van materieel en personeel.
Hoe Jan de app gebruikt
Jan zit niet zelf in de app, maar kijkt regelmatig mee. “Ik zie in één oogopslag wat er speelt rond een project. Loopt er iets mis, dan kan ik snel ingrijpen. Dat werkt voor mij als directievoerder efficiënt.”
De voordelen
Lars vindt het vastleggen op locatie het belangrijkst. “Ik leg gegevens vast met foto’s en notities erbij. Alles in één keer goed.” Jan vult aan: “Alle projecten staan op één plek. Iedereen die erbij hoort, heeft toegang. Zo zien we elkaars werk direct.”
Nog beter aansluiten
Beiden zijn tevreden, maar hebben nog een wens. Aannemers sturen veel gegevens door over bomen of uitvoering. Denk aan kuubs zand of aantallen betonbanden. “Het zou helpen als we die data in een handiger formaat krijgen, zodat we het direct in onze eigen systemen gebruiken.”
Wij pakken dit signaal op. Werktools koppelt via een open API met andere systemen. We gaan in gesprek met de gemeente en de aannemers om te kijken wat het beste aansluit op de praktijk.