Bij het houden van toezicht moet je veel gegevens bijhouden, rapporteren en met de directievoerder, de aannemer en anderen afstemmen. UAV / RAW geeft aan hoe je dat moet doen, maar in de praktijk is het niet eenvoudig. Het gaat om veel gegevens en die gegevens kunnen heel verschillend van aard zijn: aantekeningen, foto’s, gegevens over verwerkte hoeveelheden, ingangscontroles, bouwverslagen, noem maar op. Bovendien moeten alle betrokkenen op hetzelfde moment over dezelfde gegevens kunnen beschikken voor een soepele samenwerking. En dan zijn er nog verschillende systemen waarin alles gefragmenteerd is opgeslagen, variërend van email, WhatsApp-berichten, Word-files tot eigen schriftjes en geeltjes met aantekeningen.
Toezichthouders app
De Toezichthoudersapp van Werktools stroomlijnt al deze informatie en zorgt dat alle betrokken partijen tijdig op de hoogte zijn. Het is geen app die vanaf de tekentafel is ontworpen, maar organisch, vanuit de praktijk, is ontstaan. Het begon klein, bij een project van een grote gemeente. De toezichthouders van het project zagen een arbo-medewerker lopen met veiligheid-apps van Werktools. ‘Dat willen wij ook’, was de gedachte, maar dan nóg eenvoudiger en bruikbaar voor UAV/RAW projecten, zodat op locatie alles ter plekke makkelijk kan worden ingevoerd.
Samen ontwikkelen met toezichthouders
De ontwerpers van Werktools zijn met dat gegeven aan de slag gegaan en hebben uitgebreid met toezichthouders gesproken over hun werk, wat er moet worden vastgelegd en met wie dat gecommuniceerd wordt. We zijn ook echt met ze op pad gegaan om een zo realistisch mogelijk beeld van de praktijk te krijgen en daar de app op af te stemmen. En er zijn gesprekken gevoerd met directievoerders, werkvoorbereiders en aannemers.
De app is vervolgens in meerdere rondes gebouwd en telkens door toezichthouders getest om er zeker van te zijn dat de behoeften goed vertaald zijn. Al snel zijn de vier grote gemeenten (Amsterdam, Rotterdam, Den Haag, Utrecht) aangehaakt bij de verdere ontwikkeling. Daarna zijn ook kleinere gemeenten meegenomen in het ontwikkelproces en niet alleen de ingenieursbureaus maar ook bijvoorbeeld de afdeling Stadsbeheer. Dat garandeert de bruikbaarheid voor alle gemeenten en alle relevante afdelingen. Zo is er niet alleen aandacht besteed aan de functionele mogelijkheden, maar ook aan de beveiliging van de informatie, de beschikbaarheid van het systeem en integratie met communicatieplatforms die gemeenten gebruiken, zoals VISI.
Een ander slimmigheidje is dat de app naar eigen inzicht kan worden ‘ingericht’ door de gebruikers: er kunnen bedrijfsspecifieke gegevens in de app worden opgenomen en de klant kan zelf bepalen welke functies hij of zij wel of niet afneemt. Door functies ‘à la carte’ aan te bieden is maatwerk niet nodig en kan de prijs van de app laag blijven.
Veel positieve reacties bij klanten
Die brede en op de praktijk gerichte ontwikkeling heeft nu al veel moois opgeleverd. De Toezichthouders app wordt inmiddels door vele honderden toezichthouders, directievoerders en collega’s met veel enthousiasme gebruikt voor de registratie, rapportage en communicatie van bouw- en onderhoudswerkzaamheden. Je kunt er je dagboek mee bijhouden, opnames uitvoeren, bouw-, dag-, week- en opleverrapporten en verslagen mee maken, gegevens met collega’s en aannemer uitwisselen en meer. En omdat alles ingevoerd kan worden op locatie, hoeft dat niet meer thuis of op de werkplek te gebeuren. Dat bespaart tijd.
We horen dan ook veel positieve reacties terug van directies en projectleiders die de app gebruiken: gegevens worden beter vastgelegd, er is voor alle betrokkenen sneller zicht op wat er buiten speelt. En bij discussies over het project zijn de actuele gegevens direct paraat.
Doorontwikkelen en meer data
We zijn natuurlijk heel blij met dit succes maar we gaan niet op onze lauweren rusten. Onze klanten zien namelijk steeds meer mogelijkheden voor de app en voor het gebruik van de data. We verwerken die inzichten voortdurend in verbeteringen en uitbreidingen. De app heeft daarmee een dynamisch karakter. Zo zijn er onlangs mogelijkheden toegevoegd om incidenten via de app te melden en om gegevens voor KPI’s (Kritische Prestatie Indicatoren) bij te houden. En binnenkort komt een nieuwe mogelijkheid beschikbaar om gegevens op een slimme en makkelijke manier met de aannemer of opdrachtgever af te kunnen stemmen. Dan kunnen ook derden reageren op de constateringen van de toezichthouder en directie zonder dat ze de app hoeven te gebruiken. Kortom: we houden de aansluiting met de praktijk om met de Toezichthoudersapp het werk bij iedere stap nog efficiënter en overzichtelijker te maken!
Hou onze LinkedIn pagina in de gaten voor Nieuws Updates.